PROPOSAL

Proposal/ Program Kegiatan

Kegiatan Pembelajaran 2 (KP 2) akan mengajak Anda untuk mengkaji tentang proposal/ program kegiatan. Pada bagian ini, secara berturut-turut akan dijelaskan tentang pengertian, manfaat/ kegunaan, aspek-aspek, jenis-jenis proposal. Oleh karena itu, setelah menyelesaikan KP 2 ini Anda diharapkan mampu menjelaskan materi yang berhubungan dengan proposal.

Sehubungan dengan materi tersebut, bacalah uraian berikut dengan cermat. Setelah materi Anda kuasai, kerjakan soal-soal latihan berupa tugas mandiri serta uji kompetensi.

A.  Pengertian Proposal

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) proposal berarti rencana yang dituangkan dalam bentuk rancangan kerja. Rancangan kerja tersebut akan dilaksanakan oleh suatu organisasi atau instansi dalam periode tertentu. Proposal berisi rencana suatu kegiatan beserta aspek-aspek yang ada di dalamnya.

Penyusunan program kegiatan merupakan keharusan bagi sebuah instansi atau organisasi. Rencana kerja ini dilampirkan  dalam penyusunan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga (AD/ ART) sebuah organisasi atau instansi. Program kegiatan tersebut akan dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan oleh suatu kelompok/ organisasi tersebut.

Dengan adanya program kegiatan tersebut akan diperoleh gambaran tentang pekerjaan/ kegiatan sebagai berikut:

1.     pekerjaan/ kegiatan apa yang harus segera dilaksanakan dan pekerjaan apa yang dapat ditunda;

2.     sarana dan prasarana apa saja yang harus disiapkan;

3.     prediksi hasil kerja apa saja yang dapat dicapai pada setiap periode;

4.     anggaran yang dibutuhkan pada kurun waktu tertentu.      

B.  Unsur-unsur Proposal

Proposal yang baik perlu mencantumkan unsur-unsur penting yang dapat menunjang terhadap pelaksanaan kegiatan. Adapaun unsur-unsur proposal meliputi: judul proposal/ nama kegiatan, latar belakang kegiatan,  maksud dan tujuan, jenis kegiatan, sasaran kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan kegiatan, susunan panitia/ panitia pelaksana, anggaran/ beaya, penutup, serta lampiran.

Sebelum proposal diajukan, perlu didiskusikan unsur-unsur yang ada didalam proposal lebih dahulu.

1.   Judul Proposal/ Nama Kegiatan

Judul perlu dicantumkan untuk mengetahui secara mudah jenis kegiatan yang akan dilaksanakan. Pembuatan judul perlu mempertimbangkan efektivitas kalimat serta dapat mencerminkan kegiatan yang akan dilaksanakan.

2.   Latar Belakang Kegiatan

Latar belakang berisi uraian tentang alasan-alasan dibuatnya proposal. Selain itu, juga dituliskan permasalahan yang terjadi pada saat itu.

3.   Maksud dan Tujuan: berisi uraian tentang keinginan yang akan dicapai.

4.   Jenis Kegiatan: berisi macam-macam kegiatan serta daftar acara

5.   Waktu dan Tempat Pelaksanaan Kegiatan: berisi tentang kapan dan dimana kegiatan itu dilaksanakan

6.   Susunan Panitia: berisi daftar orang-orang yang terlibat secara langsung dalam kegiatan

7.   Anggaran/ Beaya: berisi sumber dana serta rincian pengeluaran

8.   Penutup: berisi ucapan terima kasih serta tanda tangan pembuat proposal

9.   Lampiran: hal-hal yang perlu dilampirkan (susunan panitia)

C. Langkah-langkah Persiapan Presentasi Proposal

Mempresentasikan adalah menyajikan suatu informasi atau laporan secara lisan dan bertatap muka secara langsung. Presentasi dikatakan berhasil apabila seluruh informasi yang disajikan sampai kepada pendengar secara tepat dan tercapai tujuan yang diinginkan. Untuk bisa meraih keberhasilan itu, presenter harus menguasai persoalan/ permasalahan yang hendak diinformasikan, mampu memaparkan persoalan secara sistematis dan efektif, dan mampu berkomunikasi secara lisan dengan baik.

Hal-hal yang perlu diperhatikan/ disiapkan dalam menyampaikan proposal.

1.  Menganalisis permasalahan meliputi: mengidentifikasi tujuan, menganalisis pendengar.

a. Mengidentifikasi Tujuan                         
Ada berbagai tujuan pengajuan proposal. Ada proposal untuk mendapat restu atau izin prinsip kegiatan, mendapat dukungan partisipasi peserta kegiatan, dan untuk mendapatkan bantuan dana. Penyaji/ presenter harus menetapkan dengan tegas, apa tujuan yang hendak dicapai dari kegiatan presentasinya. Hal ini berkaitan dengan reaksi yang diharapkan muncul, apakah sekadar tahu, yakin, atau yakin dan mau berbuat sesuatu seperti yang diharapkan.

b. Menganalisis Pendengar

Sebelum presentasi dimulai, presenter harus menganalisis publik yang akan menjadi pendengarnya. Kenali latar belakang pendidikan, status sosial, dan tipikal karakternya. Prediksi respon yang mungkin muncul. Siapkan strategi untuk mengantisipasi reaksi-reaksi yang tidak diharapkan.

2.  Menyiapkan Materi dan Alat/ Media Komunikasi

Sudah pasti, dalam presentasi akan banyak muncul pertanyaan kritis. Oleh karena itu, presenter harus benar-benar menguasai isi proposalnya dan antartim harus ada kesamaan persepsi. Untuk menekan banyaknya pertanyaan, proposal disampaikan dengan sejelas-jelasnya. Untuk itu, disiapkan pokok-pokok penting proposal secara lengkap dan sistematis,  tabel, grafik, atau ilustrasi untuk memperjelas uraian yang disampaikan. Selanjutnya, siapkan peralatan pendukung, seperti OHP, laptop, LCD, dan sound system. Sering kali, presentasi tidak berjalan lancar karena alat tidak dipersiapkan dan dites terlebih dahulu.

3. Mengadakan Latihan/ Simulasi

Presenter akan tampil lebih percaya diri jika berlatih terlebih dahulu. Latihan yang dilakukan meliputi sistematika penyajian serta penguasaan materi. Selain itu, presenter juga perlu mensimulasikan dan melatih bagaimana menjawab pertanyaan-pertanyaan yang diprediksi akan timbul, cara/ gaya berbicara yang menarik dengan memperhatikan intonasi dan ekspresi wajah.

                                 

D.  Menanggapi Presentasi Proposal

Proposal kegiatan sekolah yang di susun OSIS, tidak hanya perlu dukungan dari otoritas sekolah, tetapi juga dari para siswa. Oleh karena itu, para wakil siswa pun sering diundang untuk ikut mendengarkan presentasi kegiatan yang akan diselenggarakan.

Dalam menyimak proposal yang disampaikan, perlu memberikan kritik seperti: apakah kegiatan itu sesuai aspirasi dan benar-benar membawa manfaat bagi siswa. Selain itu,  perlu dicermati seberapa luaskah akses atau dampak kerugian yang ditimbulkan. Jika menjumpai hal-hal yang merugikan dan tidak bermanfaat, perlu ditanyakan untuk mendapatkan klarifikasi. Agar tanggapanmu dapat direspon, harus disampaikan dengan jelas, efektif, dan disertai alasan atau argumen yang kuat.

E.  Contoh Proposal

PROPOSAL KEGIATAN

DALAM RANGKA PERINGATAN HUT RI KE-64

Latar Belakang

Tema HUT RI ke-64: "Dengan Semangat Proklamasi 17 Agustus 1945, Kita Lanjutkan Pembangunan Ekonomi Menuju Peningkatan Kesejahteraan Rakyat, serta Kita Perkuat Ketahanan Nasional Menghadapi Tantangan Global".

Maksud dan Tujuan

Maksud diadakannya kegiatan ini adalah sebagai bentuk rasa syukur kepada Tuhan YME dan kegembiraan dalam menyambut Hari Ulang Tahun kemerdekaan Republik Indonesia yang ke-64 pada tanggal 17 Agustus 2009.

Adapun tujuan kegiatan ini adalah:

1.   Mempererat tali silaturahmi antar sesama warga RT 03/ RW 02 Kelurahan Kelapa Gading Barat Kecamatan Kelapa Gading,  Jakarta Utara

2.   Meningkatkan semangat juang dalam meraih prestasi diantara anak-anak.

3.   Memupuk jiwa sportifitas dalam berlomba diantara anak-anak

4.   Memupuk semangat kebangsaan antar generasi untuk memperkuat ketahanan nasional menghadapi tantangan global.

Jenis Kegiatan

1.   Acara syukuran HUT RI ke-64,  17 Agustus 2009

a.   Syukuran & Doa

b.   Santap Malam Bersama & Ramah Tamah

Detil pelaksanaan akan ditetapkan kemudian

2.   Perlombaan balita dan anak-anak

a.   Tiga jenis lomba untuk tingkat balita

b.   Lima jenis lomba untuk tingkat SD      

Jenis perlombaan akan ditetapkan kemudian

Sasaran Kegiatan

Seluruh warga RT 03/ RW 02 Kelurahan Kelapa Gading Barat, Kecamatan Kelapa Gading, Jakarta Utara.

Waktu dan Tempat Pelaksanaan

a.   Perlombaan balita dan anak-anak

hari, tanggal     : Minggu, 17 Agustus 2009

waktu               : Pukul 07.30 WIB s.d. selesai

tempat             : Lapangan Volley RT 03/ RW 02, Kelurahan Kelapa Gading Barat.

b.   Acara syukuran HUT RI ke-64, 17 Agustus 2009

hari, tanggal     : Minggu, 24 Agustus 2009

waktu               : Pukul 19.30 WIB s.d. selesai

tempat             : Lapangan Volley RT 03/ RW 02, Kelurahan Kelapa Gading Barat.

Susunan Panitia (Terlampir)

Anggaran (Terlampir)                     

Penutup

Demikian proposal ini kami buat. Kami mengharapkan dukungan dan partisipasi Bapak/Ibu. Semoga acara ini dapat terlaksana sebagaimana yang kita harapkan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/ Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Lembar Pengesahan

 Ketua Pelaksana                                                                  Sekretaris

Ade Supriyadi                                                                         Sindhu Kurnia Irawan

Menyetujui

Ketua Rt 03 Rw 02 Kel. Kelapa Gading Barat

Kirmana Duta Kusuma

Lampiran 1             SUSUNAN PANITIA Penasehat                      : Ketua RW 02 Penanggung Jawab         : Ketua RT 03/ RW 02 Panitia Pelaksana Ketua Pelaksana             : Ade Supriyadi Sekretaris                       : Sindhu K.I. Noegroho Bendahara                      : Evi Seksi-seksi 1.   Seksi Acara Malam Syukuran      Koordinator                : Iwan      Anggota                    : Endah, Iis, Novi, Fauzi, Ari ,Sindhu,  Rahman, Didi. 2.   Seksi Perlombaan Anak-Anak      Koordinator                : Sigit      Anggota                    : Tuti, Kris, Susi, Evi, Linda, Agus, Didi, Tuing, Daus. 3.   Seksi Umum & Dokumentasi      Koordinator         : Didik Suryadi      Anggota              : Sindhu, Daus

 

Irian Jaya

Lampiran 2               ANGGARAN BIAYA Estimasi Biaya Pengeluaran 1.     Kesekretariatan Pembuatan Proposal                              Rp.          25.000 Foto kopi                                                  Rp.          25.000 Jumlah                                                      Rp             50.000 2.     Seksi Acara Malam Syukuran Konsumsi                                                 Rp.          800.000 Hiburan Organ Tunggal                         Rp.    1.000.000 Jumlah                                                      Rp    1.800.000 3.     Seksi Perlombaan Anak-Anak Alat dan bahan perlombaan                                Rp.          100.000 Hadiah-hadiah                                        Rp.          800.000 Snack untuk 60 anak @Rp. 10.000   Rp.          600.000                 Jumlah                                                      Rp     1.500.000 4.     Seksi Umum & Dokumentasi                                               Cuci cetak foto                                                       Rp.            50.000 Transport                                                  Rp.        100.000 Jumlah                                                      Rp              150.000       Total                                                                        Rp.      3.500.000 Terbilang: (Tiga Juta Lima Ratus Ribu Rupiah) Sumber Dana 1. Bantuan kas RT                                       Rp.     500.000 2. Arisan ibu-ibu                                            Rp.     250.000 3. Donasi para donatur RT03/RW02 yang budiman            Rp.  1.750.000 4. Partisipasi warga minimal Rp. 25.000/rumah                     Rp.  1.000.000 Total                                                                                                                Rp.   3.500.000 Terbilang: (Tiga Juta Lima Ratus Ribu Rupiah)

 

Contoh pertanyaan untuk menanggapi proposal kegiatan.

1.   Apakah waktu pelaksanaan tidak mengganggu KBM?

2.   Apakah pemilihan waktu penyelenggaraan sudah memperhatikan faktor cuaca?

3.   Seandainya penggalangan dana tidak mencapai target, apakah acara akan dipaksakan jalan dengan dana seadanya?

4.   Apakah pemilihan cabang yang dipertandingkan sudah memperhatikan potensi siswa yang ada di sekolah kita?

5.   Apakah pemberian konsumsi kepada panitia setiap hari itu dapat ditinjau lagi mengingat dananya terbatas?